Wat hebben we hiervoor gedaan in 2018?

Bestuur

0.1 - Bestuur ^{(Programmabegroting 2018:}^{nieuw beleid} ⁾

Integriteit

In het kader van permanente bewustwording is de folder, die bij de ambtseed wordt uitgereikt, geactualiseerd. Ook doet Bureau BING onderzoek naar ons beleid. In 2019 ontvangen we het advies en zullen dit waar nodig uitvoeren. In 2018 zijn ook themabijeenkomsten over ondermijning georganiseerd en is het boek 'De achterkant van Nederland' van P.Tops en J. Tromp aan alle medewerkers uitgereikt om de bewustwording onder medewerkers te vergroten. De (burger)raadsleden zijn eveneens uitgenodigd voor de eerder genoemde themabijeenkomsten. Daarnaast wordt periodiek in overleg met de burgemeester een raadactiviteit over veiligheid georganiseerd, waarbij desgewenst ook plek wordt ingeruimd voor het onderwerp ‘Ondermijning’.

Applicatie contract- en leveranciersmanagement

In 2018 zijn twee belangrijke verbeteringen doorgevoerd. Dit betreft enerzijds de zogenaamde "EMVI Prestatiemeting" voor repeterende opdrachten met meervoudig onderhandse aanbesteding. Hiervoor hanteren we een groslijstsystematiek. Deze gebruiken we voor de inkooppakketten Asfalt, Betonwegen, Straatwerk en Riolering. Dit betekent dat we een lijst van geschikte opdrachtnemers bijhouden waarbij we per inkooppakket willekeurig drie tot vijf gegadigden selecteren, waarvan minimaal één lokale ondernemer, die worden uitgenodigd om een offerte uit te brengen.
Anderzijds is eind 2018 de Database Lokale Ondernemers geïntroduceerd. De gemeente krijgt hiermee inzicht in lokale bedrijven die geïnteresseerd zijn in opdrachten van de gemeente. De gemeente zal binnen de mogelijkheden die de Aanbestedingswet en ons inkoop- en aanbestedingsbeleid bieden, per opdracht bezien op welke wijze lokale ondernemers uitgenodigd kunnen worden om te offreren. Per 31 december 2018 hebben zich 15 ondernemers aangemeld. Per eind maart is de stand opgelopen naar 50.

Functionaris gegevensbescherming 1 fte

De functionaris gegevensbescherming is op 1 mei 2018 gestart en aangemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Hiermee voldoet de gemeente Dronten niet alleen aan de wettelijke verplichting van de (Europese) Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), maar heeft de gemeente ook een functionaris in dienst die erop toeziet dat deze verordening wordt nageleefd.

Capaciteitsuitbreiding in verband met herinrichting afdeling Informatiemanagement

De portfolioregisseur (voorheen I-coördinator genoemd) en de applicatiearchitect zijn aangenomen. Voor de procesarchitect is de wervingsprocedure nog niet afgerond. Met deze functionarissen zijn we in staat om te gaan werken onder architectuur. Dat wil zeggen: werken aan de (door-) ontwikkeling van een samenhangend geheel van bedrijfsprocessen, applicatielandschap, gegevensbeheer en onderlinge berichten- en gegevensuitwisseling. Daarnaast kunnen op strategisch niveau, door middel van projectportfoliomanagement, gefundeerde keuzes gemaakt worden om de schaarse resources van team IMF zo goed mogelijk in te zetten.

Regio Zwolle ^{(Programmabegroting 2018:}^{bestaande ontwikkeling} ⁾
In de zomer van 2018 is de rapportage "Regio Zwolle stapt over eigen grenzen" vastgesteld door de regiegroep van de regio. De nadruk in dit rapport ligt op het ontwikkelen van een agenda met ambities, een slagvaardiger werkwijze, meer inzet door grotere betrokkenheid en snellere beschikbaarheid van financiële middelen. Vijf vraagstukken zijn geformuleerd die specifiek aandacht krijgen: Economie, Menselijk Kapitaal, Bereikbaarheid, Energie en Leefomgeving.

Burgerzaken

0.2 - Burgerzaken ^{(Programmabegroting 2018:}^{nieuw beleid} ⁾

Basisregistratie Personen (BRP)

Met betrekking tot de reguliere activiteiten van burgerzaken met de BRP is een sterke efficiencyslag mogelijk. Alle brondocumenten worden gedigitaliseerd (gestart in 2018, loopt door in 2019) en met een koppeling worden de digitale brondocumenten aan de betreffende personen in de BRP gekoppeld. Enerzijds reduceert dit het aantal te raadplegen bestanden tot slechts één: de BRP (Key2Burgerzaken). Anderzijds wordt de eventuele uitwisseling met andere instanties hiermee sterk verbeterd.
Resultaat: een actieve bijdrage in de verdergaande digitalisering, een efficiënter raadpleegproces en een vereenvoudigde en betere uitwisseling met andere instanties.

Verkiezingen ^{(Programmabegroting 2018:}^b ^{estaande ontwikkeling} ⁾
Voor de gemeenteraadsverkiezingen van 2018 is gebruik gemaakt van een externe projectleider, ingegeven door de afwezigheid van een coördinator burgerzaken/teammanager Publiekszaken.
Op initiatief van de toenmalige burgemeester heeft onze gemeente bij de gemeenteraadsverkiezingen 2018, meegedaan met het experiment “centraal tellen”.
Voor de verkiezingen in 2019 voorzien we gebruik te maken van een nieuw ontwikkelde telmethode.
Na de verkiezingen in 2019 zijn we in staat een goede evaluatie te maken op basis van de ervaringen met de verschillende telmethoden.

Overhead

0.4 - Overhead ^{(Programmabegroting 2018:}^{nieuw beleid} ⁾

Taakintensivering DIV

Een medewerker Documentaire Informatie Voorziening (DIV) is aangenomen die specifiek werkt aan het digitaliseren van het archief Sociaal domein. Door de inzet van de DIV-medewerker wordt het Sociaal Domein qua proces en informatievoorziening voldoende ondersteund.

Het Flevolands Archief (HFA)

In 2018 zijn stappen gezet in de organisatieontwikkeling van HFA zoals de uitrol van de ICT-structuur, de opzet van een faciliterende (interne) structuur, de aanstelling van een junior-archivaris en de afronding van het voorbereidingstraject voor de implementatie van het e-depot.

Programma Verbetering Dienstverlening (programmabudget)

In 2018 hebben we de visie op dienstverlening herijkt. De visie is mede tot stand gekomen door participatie met verbonden partijen en met het maatschappelijk veld in onze gemeente. De herijkte visie is in december 2018 door de gemeenteraad vastgesteld. Ten behoeve van de implementatie van de visie is een opleidings- en trainingsprogramma ontwikkeld voor de gehele organisatie. Hier wordt in februari 2019 mee gestart, waarbij de relatie met Dronten Op Koers steeds wordt benadrukt. Tevens wordt gewerkt aan een uitvoeringsprogramma en een jaarverslag voor de raad om jaarlijks de prestaties van onze gemeente te monitoren. Het programma Dienstverlening is met ingang van 1 januari 2019 beëindigd en ondergebracht in de reguliere werkorganisatie. De werving van een nieuwe regisseur dienstverlening is gestart.

Hoog beschikbaar maken Mozard zaaksysteem

Het hoog beschikbaar stellen van het Mozard zaaksysteem (24 uur per dag x 7 dagen in de week x 365 dagen per jaar) is afgerond (back-upsysteem). Dit betekent dat de beschikbaarheid van het zaaksysteem zodanig is ingericht dat bij uitval het tweede systeem deze overneemt zonder enige vorm van vertraging. Het jaarlijks beheer en onderhoud is in 2018 incidenteel begroot en vanaf 2019 structureel opgenomen in de programmabegroting.

Doorontwikkeling kanaal www.dronten.nl

In 2018 zijn diverse digitale formulieren gebouwd en is gewerkt aan het verbeteren van leesbaarheid waarin we toewerken naar een website, qua taal, op B1-niveau. De website en de digitale dienstverlening ‘scoort’ in de klanttevredenheidsonderzoeken goed. Het cijfer ligt structureel rond de acht.

Implementatie van de informele aanpak

In 2018 hebben de medewerkers met een juridische achtergrond van de teams Sociale Zaken, Gebiedsontwikkeling en Vergunningen, Handhaving en Veiligheid een tweedaagse opleiding 'Mediationvaardigheden' gevolgd. Deze medewerkers behandelen ongeveer 90-95% van de bezwaarschriften en vertegenwoordigen de gemeente bij de commissie bezwaarschriften en bij de rechterlijke instanties. Twee medewerkers hebben de basisopleiding 'Mediator' gevolgd.
De bezwaarclausule als onderdeel van een besluit is aangepast. Betrokkene wordt uitgenodigd eerst in gesprek te gaan met de vertegenwoordiger genoemd in de brief voordat men bezwaar indient.
Het proces na ontvangst van een bezwaarschrift is eveneens aangepast. Na eerst informatie ingewonnen te hebben bij de vakafdeling, bellen de secretarissen van de commissie bezwaarschriften binnen vier dagen na ontvangst van het bezwaarschrift met bezwaarde. In samenspraak met bezwaarde wordt bepaald welke vervolgstap wordt gezet:

Bezwaarde wil een gesprek met de juridisch medewerker om het bestreden besluit en het bezwaar toe te lichten;
Bezwaarde wil een informeel gesprek met een vertegenwoordiger van de gemeente samen met een gespreksleider;
Bezwaarde wenst bezwaar direct te laten behandelen door de commissie bezwaarschriften.

Extra Fte (0,5) voor Verbeterslag Financiën en Horizontaal Toezicht

In 2018 is de extra formatie ingevuld. Een nieuw intern controleplan voor financiën is geïntroduceerd en zij voeren nu per kwartaal de geplande controlewerkzaamheden uit.
In het kader van het Horizontaal Toezicht (HT) zijn de aanbevelingen uit het groeidocument van de Belastingdienst in 2018 geïmplementeerd en de resultaten zijn besproken met de Belastingdienst. In dat kader is onder andere een zogenaamd 'Tax Control Framework' (TCF) opgezet voor fiscale risicobeheersing en controle. Daarnaast is het fiscaal besef op de werkvloer verbeterd door adviesgesprekken en workshops.

Doorontwikkeling ambtelijke organisatie

"Dronten op Koers" met daarbij de kernwaarden Vertrouwen, Verbinding, Vakmanschap en Vernieuwingskracht is de vlag van de organisatieontwikkeling die in 2018 is gestart. Hierin staat centraal dat de gemeente er is voor haar inwoners, omdat zonder inwoners de gemeente geen bestaansrecht heeft. Samen met haar inwoners gaat de
gemeente deze uitdaging aan. Om deze ontwikkeling te kunnen doormaken zijn drie
thema’s benoemd, waarin de gemeente extra investeert: leiderschapsontwikkeling,
medewerkersontwikkeling (via de Dronten Academie) en strategisch HR-beleid.
In 2018 is de nieuwe organisatiestructuur vastgesteld. De management- en directielagen zijn ingevuld. Om directie en management te faciliteren in hun rol, zijn acht leiderschapsontwikkeldagen georganiseerd waarbij 'dienend leiderschap' uitgangspunt is om de gewenste ontwikkeling te begeleiden.
Om medewerkers te faciliteren zijn vanuit de Dronten Academie 60 workshops/ trainingen/activiteiten georganiseerd die bijdragen aan de ontwikkeling van onze kernwaarden. Deze zijn niet alleen door externen verzorgd maar een groot aantal ook door eigen medewerkers.
Vanuit het in 2018 uitgevoerde medewerkersonderzoek zijn vitaliteit, werkdruk en communicatie naar voren gekomen als aandachtspunten. Ook hier zijn diverse acties op ondernomen waaronder vitaliteitsweken, trainingen gericht op verlagen van de werkdruk en teamontwikkeling. In het kader van verbinding is medio 2018 gestart met een extra intern communicatiemiddel, het personeelsmagazine 'DoK' (vier keer per jaar op papier en extra specials digitaal). Daarnaast zijn verschillende informele personeelsbijeenkomsten georganiseerd.
Vanuit het HR-beleid is de gesprekscyclus (planning, voortgang, beoordeling) vanuit de behoeften van medewerkers en leidinggevenden doorontwikkeld.

Gemeentelijke huisvesting

In 2018 is een traject gestart met de organisatie en de raad voor de ontwikkeling van de plannen voor renovatie van het gemeentehuis. De aanleiding was onder andere de constatering van asbest in het gebouw en het klimaat in het pand. In de zomermaanden loopt de temperatuur aanzienlijk op. Maar ook andere aanleidingen als een nieuw werkconcept vanuit de organisatievisie Dronten op Koers, de doorontwikkeling van de dienstverlening naar onze burgers, instellingen, ondernemers en verenigingen vragen om een ander huis van de gemeente.
Daarnaast vragen de raadzaal en de vergaderfaciliteiten voor de fracties de nodige aandacht en willen we een duurzaam, circulair en energieneutraal gemeentehuis ontwikkelen met een aantrekkelijk binnenklimaat. Dit alles om het huidige pand weer toekomstbestendig te maken. Dit proces is in het najaar 2018 afgerond en heeft geleid tot een programma van eisen, waarin alle aspecten zijn verwoord. De raad heeft ingestemd met het concept en heeft ruim € 4 miljoen beschikbaar gesteld voor het voorbereidingstraject. Omtrent de overige investeringskosten wil de raad verschillende uitvoeringsvarianten zien. De definitieve besluitvorming vond in februari 2019 plaats.

Beveiligingsmaatregelen gemeentehuis

De directie heeft besloten een aantal maatregelen uit te stellen en mee te nemen met de renovatie van het gemeentehuis, onder andere om desinvesteringen te voorkomen. Daarnaast is de maatregel 'het plaatsen van camera’s', die in eerste instantie wel uitgevoerd zou worden, in overleg met de ondernemingsraad eveneens uitgesteld tot de renovatie van het gemeentehuis. Dit deels om dezelfde reden als bovenstaand en de relatief korte termijn dat de camera’s nog zouden functioneren voordat we naar de tijdelijke huisvesting gaan.

Onderzoek naar Het Nieuwe Werken

In de eerste helft 2018 heeft een ICT-adviesbureau in afstemming met de gemeente een visie op de werkplek 2.0 opgesteld, inclusief doelarchitectuur en een roadmap. De resultaten zijn opgenomen in het rapport Visie en uitgangspunten nieuwe ICT-werkplekken, dat de raad op 29 november 2018 heeft vastgesteld. Deze visie vormt de basis voor de ICT-werkplekvervanging die in de tweede helft van 2019 van start gaat.

Informatiebeleidsplan

Het Informatiebeleidsplan 2017-2021 is in 2017 vastgesteld. Onderstaand wordt ingegaan op een aantal onderdelen van het informatiebeleidsplan:

Security Operations Center (SOC)

Met de SOC-dienst zijn we in staat om het netwerk te monitoren waarbij dreigingen vooraf worden gedetecteerd en maatregelen worden genomen om eventuele schade te voorkomen. Op deze manier wordt de infrastructuur steeds weerbaarder tegen aanvallen. De dienst draait nog steeds conform uitvraag en is ook onderdeel van de totale aanbesteding IT Beheer in 2019. Het is mogelijk dat de dienst dus bij een andere aanbieder terecht komt, maar is nog steeds geborgd.

Digimelding, digilevering en digikoppeling

Naar aanleiding van wettelijke verplichtingen in de basisregistraties zijn diverse aanpassingen doorgevoerd in de Centric applicaties. Deze hebben betrekking op het uitwisselingsformaat van de NHR (Nieuw Handelsregister KvK), BRK (Basisregistratie Kadaster) en samengestelde berichten in BAG (Basisregistratie Adressen en Gebouwen).

Mijn.overheid.nl

In vervolg op de Europese Verordening is gestart met het beschikbaar maken van de eIDAS inlogmogelijkheid, zodat de Europese burgers de diensten, die de gemeente Dronten via DigiD aanbiedt, eveneens digitaal kunnen aanvragen. Hiervoor is opdracht verstrekt aan KPN. Dit heeft een nauwe samenhang met eHerkenning. Voor eHerkenning is opdracht verstrekt aan Anoigo.

Geo applicaties in Cloud plaatsen

Diverse aanpassingen zijn verricht aan de Nedgraphics-omgeving.

Opstellen informatiearchitectuur, applicatiearchitectuur, procesarchitectuur en technische architectuur

De informatie-, applicatie-, proces-, en technische architectuur zijn in 2018 in samenhang gestart met het op juiste wijze in de juiste architectuur uitdenken en vastleggen van processen, informatie en applicaties. De verdere uitvoering van deze werkzaamheden vindt plaats in 2019.

Starten aanbesteding ICT-projectleiding

De aanbesteding technisch ICT-beheer is onder externe projectleiding in 2018 gestart en wordt in het eerste kwartaal 2019 gegund. De aanbesteding leidt tot diverse 'nieuwe' technische aanpassingen, die naar verwachting in het derde kwartaal 2019 worden afgerond. In de aanbesteding is de infrastructuur, wifi en het beheer van switches en de SOC-dienst onderdeel van de nieuwe dienstverlening geworden. Dit leidt tot een reductie van contracten van verschillende leveranciers waardoor beheer en verantwoordelijkheden eenduidig worden belegd.

Vervanging interne internetadressen en herindeling netwerk

Het uitfaseren van de IP-structuur en de netwerksegmentatie worden door de relatie met de aanbesteding technisch ICT-beheer uitgevoerd in 2019.

Intranet

In de voortgangsrapportage hebben we aangegeven dat de verwachting was dat in het najaar de keuze kon worden gemaakt voor een Content Management Systeem voor intranet. Op dit moment wordt gewerkt aan de afronding van de evaluatie van het zaakgericht werken. Acties vanuit deze evaluatie zullen worden opgepakt, waaronder ook de doorontwikkeling van intranet.